Mehr Effizienz im HR: Die OpenText Personalakte für SAP SuccessFactors richtig einführen

Digitale Personalakten gehören heute zu den wichtigsten Bausteinen moderner HR-Transformation. Sie helfen, administrative Prozesse zu vereinfachen, Compliance sicherzustellen und Mitarbeitende wie HR-Teams zu entlasten.

Für viele Unternehmen reichen die Standardfunktionen von SAP SuccessFactors nicht aus, wenn es um leistungsfähiges Dokumentenmanagement und automatisierte Dokumentenerstellung geht.

Hier setzt OpenText, der weltweit führende Anbieter im Bereich Enterprise Content Management (ECM), an.

Mehr als nur Dokumentenablage – OpenText für SAP SuccessFactors

Mit der Solution Extension „SAP SuccessFactors Document Management Core by OpenText“ steht Unternehmen eine moderne, cloud-native Lösung zur Verfügung, die Dokumentenmanagement und -erzeugung auf ein neues Niveau hebt.

Die Lösung besteht aus zwei zentralen Komponenten:

• Elektronische Personalakte auf Basis von OpenText Core Content Management
• Dokumentenerstellungsservice auf Basis von OpenText Core Communications

Diese Services lassen sich nahtlos in zentrale SuccessFactors-Module wie Employee Central, Recruiting und Onboarding integrieren – für durchgängige HR-Prozesse ohne Medienbrüche.

Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Einführung

Die Einführung einer digitalen Personalakte ist kein reines IT-Projekt, sondern ein Transformationsschritt hin zu einem effizienten, zukunftsfähigen HR-Betrieb.
Aus zahlreichen Projekten lassen sich fünf entscheidende Erfolgsfaktoren ableiten:

1. Klare Entscheidung zu m Aufbau der Aktenstruktur

Bereits in der Projektvorbereitung sollte festgelegt werden, ob eine individuelle Aktenstruktur entwickelt oder übernommen wird.
Alternativ können von erfahrenen Implementierungspartnern bereitgestellte Best-Practice-Strukturen genutzt werden, die auf den Anforderungen und Erfahrungen zahlreicher HR-Projekte basieren und sich in der Praxis vielfach bewährt haben.

Ein späterer Wechsel der Aktenstruktur kann deutliche Change Aufwände mit sich bringen, deshalb ist eine überlegte Entscheidung ratsam.

2. Einheitliche Strategie bei internationalen Rollouts

Bei globalen HR-Programmen zahlt sich Einheitlichkeit langfristig aus.
Die OpenText Personalakte bietet mit dem Global Workspace Template eine zentrale Mastervorlage, die als Basis für alle HR-Akten dient.

Bei länder- und sprachübergreifenden Implementierungen sollte früh abgestimmt werden, ob die spezifischen Anforderungen der einzelnen Länder – etwa durch Übersetzungen, Berechtigungen oder lokale Felder – im globalen Template abgebildet werden können oder ob ein separates lokales Template erforderlich ist.

In der Praxis zeigt sich jedoch: Der zusätzliche Aufwand für die Integration lokaler Anforderungen in ein globales Template lohnt sich meist. Weniger Templates bedeuten weniger Pflegeaufwand, geringere Komplexität und damit deutlich niedrigere Betriebskosten.

3. Ein durchdachtes Berechtigungskonzept

Ein effizientes Berechtigungsmodell ist einer der Schlüssel zum Erfolg.
Empfohlen wird statt individueller Rollenmodelle in OpenText die die Synchronisierung der Rollen aus SuccessFactors, die sogenannten „Role-Based Permissions (RBP)“. Damit können Unternehmen zwischen den Systemen einheitliche Berechtigungen effizient steuern.
In den Aktenstruktur sollten Berechtigungen grundsätzlich auf Ordnerebene vergeben werden, nicht auf Dokumentenebene – das reduziert langfristig Wartungsaufwand.
Dokumentenebene-Berechtigungen sind möglich und können im Einzelfall sinnvoll sein, sollten aber Ausnahme bleiben.

4. Dokumentenerzeugung als Effizienztreiber

Viele Unternehmen unterschätzen den Mehrwert der integrierten Dokumentenerzeugung.
Gerade hier entstehen enorme Effizienzgewinne:
Automatisierte Erstellung von Standarddokumenten – etwa Arbeitsverträgen, Bescheinigungen oder Schreiben – spart Zeit, vermeidet Fehler und sorgt für einheitliche Kommunikation.

Da alle relevanten Mitarbeiterdaten nahtlos direkt aus SuccessFactors übernommen werden, gehören die Zeiten des mühsamen Kopierens und Einfügens von Namen, Gehältern oder Jobtiteln endlich der Vergangenheit an.

Für HR-Teams bedeutet das: Weniger Aufwand, mehr Qualität, höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

5. Volle Produktfunktionalität nutzen

Neben den Kernfunktionen bieten die OpenText-Lösungen eine Reihe wertvoller Erweiterungen, die oft übersehen werden:

• Externes Sharing von Dokumenten (z. B. mit ehemaligen Mitarbeitenden oder Auditoren)
• Aktivierung der Mitarbeiter Self-Services zur Erstellung von Dokumenten (beispielsweise Arbeitsbescheinigungen) und zur Einsicht in die Akte.
• Workflows zur Automatisierung von Prüf- und Freigabeprozessen
• Office Online Integration für nahtlose Bearbeitung im Browser

Diese Funktionen steigern nicht nur den Nutzen, sondern auch die Akzeptanz der Lösung bei den Anwendern.

Fazit

Die Einführung der OpenText Personalakte für SAP SuccessFactors ist ein entscheidender Schritt in Richtung digitaler HR-Exzellenz.
Wer frühzeitig klare Entscheidungen über Struktur, Berechtigungskonzept und Funktionsumfang trifft, schafft die Grundlage für eine nachhaltige und zukunftssichere Lösung.

Mit der richtigen Strategie wird aus einem IT-Projekt ein echter Business Enabler – und aus der digitalen Personalakte ein zentraler Baustein moderner Personalarbeit.